Konsep Surat Rasmi (Bahagian 1)

Sementara menunggu jam 6:00 petang, saya ingin menyalin dari buku PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI yang dipinjamkan oleh mama Miqdad kepada saya baru-baru ini. Entri kali ini akan menjadi sumber rujukan kepada saya dan rakan-rakan yang lain, In Shaa Allah.

1.0 SURAT KIRIMAN RASMI

Definisi : Surat yang ditulis dengan tujuan untuk berhubung secara formal dengan pihak tertentu seperti jabatan kerajaan/badan berkanun dan pihak swasta.
Contoh : surat permohonan bantuan/kemudahan/jawatan kosong/lawatan.
Surat jemputan rasmi : surat undangan wakil rakyat/pihak polis/undangan mesyuarat.
Surat aduan : surat aduan pembuangan sampah/kesesakan/bantahan/larangan/kekotoran.
Surat rayuan : rayuan penggantungan biasiswa/meringankan denda.

2.0 GAYA BAHASA

Gaya bahasa yang digunakan mestilah padat, tepat dan menggunakan bahasa baku. Oleh sebab surat rasmi bersifat formal, maka bahasa yang berbunga-bunga perlu dielakkan.

3.0 SUASANA SURAT RASMI

Suasana yang dibawa oleh surat rasmi adalah formal. Untuk itu, terbina satu gaya bahasa yang tersendiri. Ada beberapa gaya dan laras bahasa bagi mengungkapkan sesuatu secara khusus untuk beberapa aspek bahasa seperti penggunaan kata ganti nama diri, penanda tertentu dan sebagainya.

4.0 PENGGUNAAN KATA GANTI NAMA DIRI

Kata ganti nama diri ada banyak, tetapi dalam suraat rasmi, kita hanya menggunakan beberapa antaranya sahaja.

4.1 KATA GANTI NAMA DIRI PERTAMA

Kata ganti diri orang pertama yang sesuai digunakan dalam surat rasmi ialah saya untuk tunggal dan kami untuk jamak.

4.2 KATA GANTI NAMA DIRI KEDUA

Kata ganti nama diri kedua yang sesuai untuk surat rasmi ialah tuan dan puan, menurut kesesuaian. Untuk ini, kita tidak membezakan wanita berkahwin dengan wanita bujang; kedua-duanya dirujuk dengan kata ganti nama kedua puan. Walau bagaimanapun, jika penerima surat orang bergelar, maka wajar jika kita menggunakan gelarannya sebagai ganti nama orang kedua.

4.3 KATA GANTI NAMA DIRI KETIGA

Dalam surat rasmi, rujukan orang ketiga tidak rumit. Ganti nama yang sesuai ialah beliau. Kata dia dapat juga digunakan, akan tetapi, penggunaannya dianggap kurang sopan. Raja pemerintah dan seumpamanya sebagai orang ketiga dirujuk sebagai baginda, bersama atau tanpa kata tuanku, seri paduka dan seumpamanya.

5.0 UNGKAPAN KHUSUS

Dalam surat-menyurat, terdapat ungkapa yang bagaikan khusus bentuknya hingga membentuk gaya atau laras bahasa persuratan rasmi. Semua ini menjadi penanda yang dilihat daripada beberapa kelompok.

bersambung...